La Implementación de Sistema de Información usando las TI como un Proceso de Aprendizaje Organizativo.

En un artículo realizado por Gibson y Nolan (1974), se estudió experimentalmente por varias empresas la incorporación de la informática a la implementación de sus SI. Dicho estudio arroja como resultado que la incorporación de las TI a los SI de una empresa multidimensional afecta no solo al SI, sino también a otras dimensiones (sistemas de control, estructura organizativa, entre otras). Y para que dicha incorporación tenga éxito es necesario coordinar los avances en las distintas dimensiones de modo que el conjunto resulte armonioso.

Desde un punto de vista con relación a la implementación de las TI se debe plantear la idea de que si se desarrolla un sistema para ayudar a alguien en sus actividades de toma de decisiones, entonces ese alguien debe participar en el diseño e implementación de dicho sistema, ya que de otro modo se produciría un desequilibrio.

Entonces podemos decir que: los sistemas y tecnologías de la información como recurso estratégico.

En los últimos años se ha producido un giro fundamental en el vínculo que existía entre estrategia y TIC. Este giro ha sido consecuencia principalmente de:

• Innovación constante en el campo de las TIC.
• Reducciones en los costes de adquisición de equipos de TIC.
• Mejora de la capacidad de almacenamiento y recuperación de información.
• Mejora de la capacidad de proceso.
• Equipos cada vez más fáciles de manejar.

Estas características, en la actualidad, además de seguir cumpliéndose, se han reforzado. Vemos como, día a día, el coste de los equipos se reduce, al tiempo que aumenta su capacidad y resultan más sencillos de manejar. Todo ello esta provocando una revolución en base a la información.

Estamos pasando de la sociedad industrial o post-industrial a la sociedad de la información. En este nuevo contexto, aparecen nuevas formas de producción y gestión económica, la cuál es denominada, por cada vez más economistas y sociólogos, como la economía informacional. Citando a Manuel Castells y Peter Hall, esta economía está caracterizada por el hecho de que la productividad y competitividad se basan de forma creciente en la generación de nuevos conocimientos y en el acceso al procesamiento de la información adecuada.

Estos hechos provocan cambios en las empresas. Las organizaciones horizontales sustituyen a las burocráticas verticales como la forma más productiva de organización y gestión. La especialización flexible reemplaza a la producción en masa estandarizada como única manera de adaptarse a una continua y cambiante demanda mundial. Surgen y se afianzan los sistemas de redes de empresas como una forma de lograr la eficiencia y flexibilidad necesarias.

Intervalos de Decisiones y “Decisión SupportSystems” (DSS).

Las TI no pueden sustituir a las personas en las tomas de decisiones no triviales.

Por tal razón se desarrolló un Nuevo enfoque, más modesto y realista, para sacar partido de la tecnología en el terreno de los SI, el cual consiste en tratar de ayudar a las personas con responsabilidad para tomar decisiones, en vez de tratar de automatizar enteramente la actividad. Esta idea proporcionó el concepto de DSS. Este concepto constituye un avance importante, porque amplia el espectro de posibles usos de las TI en la implementación de SI.

El gerente tiene que tomar decisiones en un entorno que cambia continuamente, por lo que son decisiones semi-estructuradas o no estructuradas. No sirven los MIS.

Estos sistemas de información se utilizan principalmente a nivel táctico. Su objetivo es proporcionar información a los gerentes para ayudar a la toma de decisiones, reduciendo el nivel de incertidumbre. En todo DSS la forma de trabajar es interactiva. Existe una interacción entre el usuario y el sistema. A través de esta interacción, la toma de decisiones es cada vez más eficiente, ya que el usuario se va familiarizando con el sistema y viceversa.

Mientras que los MIS dan una visión global de la empresa, los DSS dan una visión especifica de la organización.

Estructura de un DSS:

Utilizan los mismos hardware y las mismas bases de datos que los MIS. Sus fuentes son también externas, TPS y MIS. Tienen una cualidad especial; generan modelos. Esto les va a permitir realizar exploraciones de escenarios alternativos y buscar correlaciones entre los datos.

Para ello cuentan con un software de consulta y un software de generación de modelos.

Software de Consulta: tiene capacidad para generar información que va a ser útil para detectar tendencias, para realizar resúmenes de gran cantidad de datos.

Software de Generación de Modelos: realizan una abstracción de la realidad. Esta generación de modelos es matemática y permite proyectar al futuro las consecuencias de las decisiones.

Características:

• Resolución de problemas concretos de carácter no repetitivo o singular.
• Apoyan la toma de decisiones y no la sustitución del decidor.
• Permite el funcionamiento interactivo del tipo conversacional. _Capacidad de crecer y evolucionar conforme el usuario aprende y se adapta

El Papel de las Tecnologías de la Información.

La planificación, el diseño y la implementación del SI de una empresa son procesos no triviales, ya que deben tener en cuenta la relación del mismo con los demás sistemas que figuran en la infraestructura de la empresa y las cuales deben asegurar la coherencia del SI resultante con la estrategia competitiva de la empresa.

La implementación de SI utilizando las TI no ha sido fácil, por el hecho de que en ciertos casos no se utilizan las TI necesarias para cierto SI. Por tal razón si se desea utilizar TI en la implementación de SI, no será posible hacer lo mismo que antes solo por usar una tecnología diferente porque la tecnología no es neutral, sino que aporta su propia idiosincrasia de la que no se puede prescindir porque significaría transformar la tecnología misma.

Por lo antes dicho es imprescindible conocer claramente las posibilidades de la tecnología en términos de lo que se puede aportar para nuestro SI.

Una base BD es la agrupación de los datos que serán manejados por un SI con el objetivo de organizar, evitar redundancias en los mismos, estructurado de una manera única y ubicado en un sólo lugar proporcionando acceso a datos por medio de lenguajes lo más naturales posibles.

Cuando pensamos en BD, también se podría pensar en centralización de la misma porque los datos se ubican en un solo lugar del cual se sirven los SI.

Sin embargo podría existir lo que se llama descentralización a partir de la BD porque podría darse el caso en la cual muchos usuarios utilizarían herramientas (hojas de cálculo y pequeños sistemas de BD) que traen la posibilidad de que algunos usuarios de SI en empresas empezaran a desarrollar sus propias soluciones basadas en la informática y además, hasta el punto de desarrollar sus propias herramientas.

Tecnología de la información y la comunicación: estas son; Hardware y software empleado en las tareas del sistema.

En esta era de información, el conocimiento está asumiendo el rol del capital como fuente impulsora de las empresas. Hoy en día el conocimiento es el recurso primario de las personas y organizaciones, donde las tecnologías de hardware, software y redes comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes de una nueva manera de hacer gestión.

En primer lugar, para la implementación de tecnología informática, la empresa debe realizar un análisis costo- beneficio, de manera que la adquisición de esta resulte productiva.

En el uso de esta tecnología informática es necesario incorporar computadores con una serie de características, que al estar interconectados entre sí, facilitan la rapidez y calidad de la información, gestión y posterior toma de decisiones.

En el poder de la decisión las empresas se encuentran organizadas en grupos relativamente autónomos, comunicados por tecnología computacional que manejan decentralizadamente con gran efectividad y eficiencia en los procesos claves de la empresa.

La mayoría de las personas tendrán equipos conectados a redes computacionales, tanto en las empresas como en el hogar. Estas redes son de carácter global, ya que permiten la conexión entre empresas y personas cualesquiera.

Las redes comunicacionales producen la contracción del tiempo y el espacio, por la facilidad que tienen las personas de realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en una empresa.

Es importante hoy en día que las personas que realizan gestión conozcan acerca de las tecnologías de información y así mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para que las empresas tengan una transición suave hacia los nuevos estilos de gestión.

Los principales componentes de la tecnología que se emplean como sistemas administrativos son:

Hardware: El componente de hardware más básico que sirve como plataforma para los sistemas de información y las aplicaciones, es el computador. 

Hardware

Software: El SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el HW opera. Dentro de cada uno de los componentes del computador debe existir un SW adecuado que entienda las instrucciones y datos y que sea capaz de procesarlos. Por ejemplo, la CPU como unidad física no puede hacer nada si no cuenta con un conjunto de instrucciones generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas; éste está constituido por el Sistema Operativo, el cual es un software.

 

Software

El Sistema de Información y los demás Sistemas de la Empresa.

El sistema de información y los demás sistemas de empresas son técnicas de trabajo, es decir, métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar su trabajo.

Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando se juntan y operan coordinadamente para alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma de decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de la empresa.

En este sentido, un sistema informático, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de Información. Sólo cuando este sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos para un propósito empresarial definido hablamos de “Sistemas de Información de la Empresa”.

Por otro lado los SI con relación a los demás sistemas de la empresa, forma un conjunto el cual debe ser coherente y coordinado con el resto de los sistemas que componen la infraestructura de toda la empresa.

Es por esta razón que cualquier cambio que se pretenda introducir en un elemento producirá un desequilibrio que, de lo cual se deduce que difícilmente se conseguirá introducir cambios en elementos del SI sino se toma en cuenta las implicaciones que proporcionaría tales cambios.

El Sistema de Información y la Cadena de Valor

Este sistema “La cadena de valor” es una herramienta de análisis que nos permite ver el funcionamiento de la empresa, analizando las distintas actividades que realiza en la búsqueda de una fuente de ventaja competitiva. La cadena analiza las actividades que una empresa realiza analizando sus costes y las fuentes de diferenciación existente y potenciales, ya que las organizaciones obtendrán sus ventajas competitivas comparativas desempeñando esas actividades más baratas o mejor que sus competidores.

 Esquema Sistema de Informacion y la Cadena de Valor

Para ello, el modelo analiza el valor que cada una de las actividades añade al producto, entendiendo éste como la cantidad que los compradores están dispuestos a pagar por lo que una empresa les proporciona. La empresa debe de crear el máximo valor posible con los costes más reducidos para competir.

La cadena de valor de una empresa está contextualizada dentro del Sistema de Valor, en el que se incorporaran las relaciones de la empresa con otras cadenas de valor de terceras empresas externas, como los proveedores. Por lo tanto, la obtención y mantenimiento de la ventaja competitiva dependerá tanto de la cadena de valor interna de la empresa como del sistema de valor en el que opera.

La cadena de valor refleja el valor total añadido en las distintas actividades, las actividades de la cadena de valor se pueden clasificar en dos grandes grupos:
 

1. Actividades Primarias:

Son las relacionadas de forma directa con la creación física del producto, su venta y transferencia a los clientes finales así como el servicio postventa. Se dividen a su vez en las cinco categorías genéricas que se observan en la imagen: logística interna, operaciones, logística externa, marketing y ventas, y servicio postventa.
 

2. Actividades de Apoyo:

Las actividades de este grupo como su nombre indican son de apoyo para la realización de las actividades primarias o principales. Entre estas actividades encontramos la gestión de compras, el desarrollo de las tecnologías de producción del bien o servicio, la gestión y dirección de los recursos humanos, y las funciones directivas en general. Estas actividades no están asociadas a ninguna de las actividades primarias, sino que apoyan las actividades de cadena de valor.

El margen representa la diferencia entre el valor total y el coste total de las actividades de valor. Por lo tanto, la forma en la que la empresa desarrolla todas y cada una de sus actividades de valor, determinará las diferencias que de las ventajas competitivas de la organización.

Otro punto muy importante es la denominada cadena de valor, en la cual, toda empresa, distingue dos actividades básicas:

Líneas o básicas, la cual tiene que ver con la creación de valor.

Soporte, la cual se apoyan las anteriores para coordinarse, compartir información, entre otros. Todas las actividades de línea de la cadena de valor precisan de apoyo basado en el SI.

Sin embargo, dado que las distintas actividades de soporte se apoyan entre si, se deduce que el SI está llamado a interrelacionar con todas las demás actividades de cualquier empresa, ya sean básicas o de soporte. De lo cual se deduce además que toda actividad de la cadena de valor, ya sea básica o de soporte, necesitan y generan información. El SI recopila la información que es generada por las distintas actividades que luego será necesaria para el funcionamiento de otras y luego el propio SI distribuye la información a cada actividad.

Sistema de Presupuesto.

Este sistema exige una previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se preveen para el futuro.

Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de información, ya que este es básicamente el esquema de un plan proyectado de acción del ente, para un período de tiempo definido.

Sistema de Presupuesto

Los pronósticos que se realizan a través de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la administración, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales ha reunido en términos concretos sus juicios ponderados sobre lo que hará dentro del campo de su responsabilidad.

El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control de los diferentes aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los resultados obtenidos con las cifras del presupuesto, utilizando estás últimas como una base de comparación o medida para determinar la eficiencia de las operaciones.

El presupuesto es el resultado de la planificación expresado en términos numéricos; es decir, es el plan cuantificado. Este documento es uno de los instrumentos de control más eficaz a disposición de la empresa.

Existen muchos tipos de presupuesto, aunque los más utilizados son los de ingresos por ventas y los de gastos en las distintas operaciones, los vemos ambos en detalle. 

El Presupuesto de Ingresos y Gastos: Aunque las empresas pueden obtener ingresos de muy diversas maneras (financieros, alquileres, etc.) la principal fuente de ingresos son las ventas y el posterior cobro de bienes y servicios a los que la empresa se dedique, por eso se suelen elaborar presupuestos separados para los distintos tipos de ingresos o se incluyen como una partida al margen los ingresos que no se refieren a la actividad normal de la empresa.

Presupuesto de Ingresos y Gastos

Análogamente, con los gastos sucede que los más elevados suelen ser los derivados de la producción y de la comercialización, por eso se elabora un presupuesto que contiene únicamente las partidas principales y se agrupan todas las demás en un resumen.

Hacer constar que la presupuestación extrema produce rigideces en el modo de actuación y genera costes innecesarios.

Principales Técnicas de Presupuestación:

Presupuestación de Base Cero: consiste en que cada responsable de departamento al elaborar el presupuesto de éste no tendrá en cuenta el actual ni el anterior, ha de analizar cada nuevo periodo las actividades que se van a realizar, teniendo presentes las metas fijadas y los gatos de esas actividades como si no se hubieran realizado nunca, esto impedirá repetir indefinidamente la estructura básica del primer presupuesto que se hizo históricamente en la empresa. 

Presupuestacion de Base Cero

Presupuestación por Programas; esta técnica sustituye al departamento como unidad de presupuestación por las metas u objetivos a conseguir, estableciendo los gastos en los que hay que incurrir durante la ejecución de las actividades descritas en el programa, esto exige la colaboración de las unidades de la empresa, y trata de asignar eficientemente los recursos para el logro de las metas, siendo también más flexible temporalmente, ya que cada presupuesto estará referido al tiempo de ejecución de un programa, que no tiene porqué coincidir con el ejercicio económico.

 Presupuestación por Programas

Sistema de Costo

En el sistema de costo la contabilidad de costos es la técnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la producción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en un método de medida y en un medio de control.

Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las operaciones, de tal forma que es posible determinar el costo total de producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como también se puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricación.

La contabilidad de costos incluye también el análisis y la síntesis del costo total de producción en función de los costos por departamento o por centros de costos, así como por operaciones manuales o de máquinas.

Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad de costos tiene tres finalidades principales:

• Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artículos terminados.
• Proporciona datos para el control de costos.
• Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.

Es el valor de lo que sale, medido en término monetario, potencialmente en vías de ser incurridos, para alcanzar un objetivo específico.

De manera, que si adquirimos materias prima, pagamos mano de obra, reparamos maquinarias con el fin de fabricar, vender o prestar algún servicio, los importes gastados se denominan costos.

Para la determinación de un sistema de costos en cualquier empresa específica, es necesario tomar en cuenta varios factores, entre estos están:

• El tipo de mercado que abastece y su posición dentro de él.
• La naturaleza de sus procesos fabriles.
• El grado de complejidad en las etapas de elaboración.

Tipos de Sistema de Costo:

Sistemas de Costos por Ordenes Específicas: en este sistema se necesita una orden numerada de los productos que se van a producir y se van acumulando la mano de obra directa, los gastos indirectos correspondientes y los materiales usados. Este sistema es aplicado en las industrias que producen unidades perfectas identificadas durante su período de transformación, siendo así más fácil determinar algunos elementos del costo primo que corresponden a cada unidad y a cada orden.

Este sistema también nos brinda ventajas y desventajas.

Entre las ventajas tenemos:

1. Dar a conocer con todo el detalle el costo de producción de cada artículo. 
2. Pueden hacerse estimaciones futuras con base a los costos anteriores. 
3. Pueden saberse que órdenes han dejado utilidad y cuales pérdidas. 
4. Se conoce la producción en proceso, sin necesidad de estimarla.

Entre las desventajas tenemos:

1. Su costo de operación es muy alto, debido a que se requiere una gran labor para obtener todos los datos en forma detallada. 
2. Se requiere mayor tiempo para obtener los costos. 
3. Existen serias dificultades en cuanto al costo de entregas parciales de productos terminados, ya que el costo total no se obtiene hasta la terminación de la orden.

Sistema de Costos por Procesos: Este sistema utiliza en las empresas cuya producción es continua y en grandes masas, existiendo uno ó varios procesos para la transformación de la materia. Este tipo de sistemas se diferencia con el de orden específica en que en este no se identifica los elementos del material directo y la mano de obra directa, hasta que no esté terminada la producción completa.

 Sistema de Costo por Proceso

Sistema de Costos por Departamento:es muy parecido al sistemas de costos por procesos, pero con la diferencia que este sistema depende de los departamentos por lo cuales ha tenido que pasar el producto.

 Sistema de Costo por Departamento